Als het goed is dan zijn er géén verwerkingsperioden in 2023 van werkgevers dichtgezet of geaccordeerd (m.u.v. salarisverwerkingsplanregels van de demo- of testwerkgever, zoals 'Marvelous B.V.'). Is dit wel het geval, dan moet met behulp van AFAS support deze verwerkingen verwijderd worden.
Ga naar de salarisverwerkingscocpit in Profit (Windows) (via startmenu HRM: Payroll / Salarisverwerkingscockpit) en kies de weergave '1. Alle salarisverwerkingen (actueel)'.
Selecteer alle regels met de status 'Voorlopig verwerkt' en kies voor de actieknop 'Verwijderen verwerking' (deze knop kan buiten het scherm vallen als het scherm niet breed genoeg is. Klik dan op het knopje '>> Meer...' helemaal rechts in de actieknoppenbalk).
Nadat alle 'voorlopige verwerkingen' verwijderd zijn, moeten alle salarisverwerkingsplanregels verwijderd worden. Hierbij moet periode 'december' eerst verwijderd worden, daarna 'november', daarna 'oktober', daarna 'september' etc. tot en met 'januari'.
In de salarisverwerkingscockpit kies de weergave '3. Alle salarisverwerkingen (alle jaren)', filter op 'Jaar'= '2023' en pas de sorteren aan zodat het hoogste periodenummert bovenaan staat:
Begin bij de bovenste regel, en verwijder de regels één voor één. Dit gaat het snelst via het toetsenbord: [Delete]
(Het kan zijn dat bij het verwijderen van januari er een foutmelding komt. Geeft niks, gewoon op [OK] klikken).
Let op: Deze actie kan pas uitgevoerd worden als de omgeving is overgezet naar Profit 2.
Doorloop de stappen in onderstaand artikel in de online help van AFAS.
https://help.afas.nl/help/NL/SE/Pay_YrEd08_.htm#o5562
Bij de actie 'Jaarloon BT' berekenen worden nieuwe jaarlonen BT berekend op basis van in Profit aanwezige gegevens. Omdat het voorgaande jaar (2023) niet verloont is in Profit, kan Profit niet de juiste jaarlonen BT berekenen. De juiste jaarlonen BT moeten uit het oude systeem komen en worden bij stap 5 'Inlezen jaarlonen BT voor 2024' ingelezen.
Deze beschrijving is bedoeld voor de meest voorkomende situatie voor vakantietoeslag: opbouw vanaf juni tot en met mei, uitbetaald in mei.
In januari 2024 moet de grondslag waarover vakantietoeslag uitbetaald moet worden, als loonmutatie geboekt worden. Hiervoor moet het saldo vakantietoeslg gedeeld worden door 0,08 (=8%). De waarde van de grondslag moet geboekt worden op looncomponent 601 'Opboeken grondslag nog uit te betalen vakantietoeslag ' (stamnummer 100.002.501).
Let op: In sommige cao's (bijvoorbeeld de cao 'Beroepsgoederenvervoer over de weg en verhuur van mobiele kranen') wordt het vakantietoeslag gebaseerd op het salaris in mei, of loopt de opbouw vakantietoeslag van periode 1 tot en met 12. In die gevallen moet er ook een 'cumulatieve parttimepercentage' geboekt worden op looncomponent 602 'Opboeken parttime% nog uit te betalen vakantietoeslag'.
Maak in Excel een sheet aan met drie kolommen 'Werkgevercode', 'Medewerkercode', 'Saldo vakantietoeslag' en 'Grondslag vakantietoeslag'. De cellen in kolom D 'Grondslag vakantietoeslag' bevaten de formule '=C2/0,08'.
In Excel, sla het bestand op met de naam 'Saldo vakantietoeslag' en als bestandtype 'Tekst (tab is scheidingsteken) (*.txt)':
Ga naar startmenu HRM: Beheer / Import medewerker Payroll / Loonmutatie en kies de optie 'Import via bestaande definitie en/of wijzigen bestaande definitie'.
Kies de importdefinitie 'Saldo vakantietoeslag' (heb je deze niet, dan kan je de importdefinitie hier downloaden en importeren in Profit met de optie 'Importdefinitie toevoegen (via een geleverd bestand)' in bovenstaand scherm).
Geef de bestandsnaam (en locatie) op voor het importbestand en het logbestand.
Druk vervolgens op de knop 'Volgende' en daarna op de knop 'Importeren'. Vul in onderstaand scherm de periodetabel 'HRM Maand' voor de maandverloning (of 'HRM Vierweken' voor de vierwekenverloning) en het jaartal. Druk daarna op de knop 'OK'.
De regels zijn nu ingelezen als loonmutatie. De regels zijn in Profit terug te vinden via Startmenu HRM: Payroll / Overzicht / Overzicht loonmutatie.
Het saldo verlof (in uren) over 2024 wordt in Profit vastgelegd als 'verlofcorrectie' op verlofsoort B2023 'Bovenwettelijk verlof 2023'. Dit kan handmatig via de eigenschappen van de medewerker, tabblad 'Verlofcorrectie'.
De verlofsaldo's kunnen ook geïmporteerd worden.
Maak in Excel een sheet aan met twee kolommen 'Medewerkercode' en 'saldo verlof (in uren)':
In Excel, sla het bestand op met de naam 'Saldo verlof' en als bestandtype 'Tekst (tab is scheidingsteken) (*.txt)':
Ga naar startmenu HRM: Beheer / Import medewerker HRM / Verlofcorrectie en kies de optie 'Import via bestaande definitie en/of wijzigen bestaande definitie'.
Kies de importdefinitie 'Saldo verlof' (heb je deze niet, dan kan je de importdefinitie hier downloaden en importeren in Profit met de optie 'Importdefinitie toevoegen (via een geleverd bestand)' in bovenstaand scherm).
Geef de bestandsnaam (en locatie) op voor het importbestand en het logbestand.
Druk vervolgens op de knop 'Volgende' en daarna op de knop 'Importeren'. Vul in onderstaand scherm de datum boeking en type verlof (= B2023 'Bovenwettelijke rechten 2023'). Druk daarna op de knop 'OK'.
Na de actie 'Berekenen jaarlonen BT' heeft Profit automatisch nieuwe jaarlonen BT berekend, echter op onvolledige informatie. De berekende bedragen zijn daarom niet juist en moeten gecorrigeerd worden. Dit kan handmatig door per medewerker, in de eigenschappen van de medewerker op tabblad 'Salaris' de regel met ingangsdatum 01-01-2024 te openen en aan te passen.
Het aanpassen van de jaarlonen BT kan ook middels een import.
Maak in Excel een sheet aan met twee kolommen 'Medewerkercode' en 'Jaarloon BT':
In Excel, sla het bestand op met de naam 'Jaarlonen BT' en als bestandtype 'Tekst (tab is scheidingsteken) (*.txt)':
Ga naar startmenu HRM: Beheer / Import medewerker mutatie / Salaris en kies de optie 'Import via bestaande definitie en/of wijzigen bestaande definitie'.
Kies de importdefinitie 'Jaarlonen BT' (heb je deze niet, dan kan je de importdefinitie hier downloaden en importeren in Profit met de optie 'Importdefinitie toevoegen (via een geleverd bestand)' in bovenstaand scherm).
Geef de bestandsnaam (en locatie) op voor het importbestand en het logbestand.
Druk vervolgens op de knop 'Volgende' en daarna op de knop 'Importeren'. Vul in onderstaand scherm de datum '01-01-2024'.