Leg in Profit (Windows) in de eigenschappen van de medewerker in ieder geval het privé e-mailadres vast.
Dit kan de klant ook zelf via de klant- of 'Payroll Cloud'-portal door de privé e-mailadressen van zijn/haar medewerkers vullen.
Het e-mailadres dat vastgelegd wordt kan door de medewerker gebruikt worden om de AFAS Pocket App te activeren.
Open de eigenschappen van de werkgever, en ga naar tabblad 'Payroll Cloud'. Hier geef je de autorisatierol op die voor medewerkers van klanten is aangemaakt. Daarna geef je aan welke functionaliteiten beschikbaar moeten zijn voor de medewerkers van de klant:
Maak voor elke medewerker een gebruiker aan. Dat kan handmatig via de autorisatietool of via een import.
a) Handmatig aanmaken van gebruikers
Geef de naam van de medewerker op, en klik daarna op de knop met de drie puntjes achter het veld voor de naam:
Kies voor de optie 'Zoek bestaande' en selecteer de al bestaande persoon (want de medewerker is al aangemaakt in Profit, dus is er ook een achterliggende persoon):
Nadat je een bestaande persoon hebt gekozen, klok op de knop 'Volgende'. Geef in het scherm een unieke gebruikerscode op. Gebruik als unieke gebruikerscode het licentienummer van AFAS (dat is het eerste getal in je eigen inlogcode, of het nummer in de code van de omgeving), dan een punt ' .' en dan het medewerker- of persoonnummer (Profit stelt deze ook automatisch voor):
Klik op 'Volgende'. Het het scherm moeten de vinkjes 'Profit Windows', 'InSite' en 'OutSite' uit staan:
Klik op 'Volgende'. Geef het e-mail adres op waarmee de medewerker de AFAS Pocket App kan activeren.
Voltooi het aanmaken van de gebruiker. Eventueel nakomende schermen moeten leeg gelaten worden.
Eerst moeten de gegevens van de medewerkers die nog geen gebruiker zijn, geëxporteerd worden.
Ga naar startmenu HRM: Medewerker / Medewerker, en kies de weergave '9. Aan te maken gebruikers (tbv Pocket App)' (Heb je deze weergave niet, klik hier om de definitie van de weergave te downloaden. Deze definitie kan je importeren in Profit).
Klik op de 'groene knop met witte pijl' in de knoppenbalk, en kies voor de optie 'gegevens exporteren naar Excel':
In Excel, sla het bestand op als 'Tekst (tab is scheidingsteken) (*.txt)':
Ga terug naar Profit (Windows) en ga naar startmenu Algemeen: Beheer / Import / Gebruiker. Kies de optie 'Bestaande definitie bewerken en importeren':
Kies de importdefinitie 'Aan te maken gebruikers (tbv Pocket App)' (heb je deze importdefinitie niet, klik hier om de importdefinitie te downloaden. Je kan deze definitie inlezen via de optie 'Importdefinitie toevoegen (via een geleverd bestand)' in bovenstaand scherm).
Geef in onderstaand scherm de juiste locatie van het bestand met gegevens op:
Klik twee keer op de knop 'Volgende' zodat je in onderstaand scherm komt. Vervang hier de geel gearceerde code 'xxxxx' door de licentiecode van AFAS (zie rechts boven in het scherm):
LET OP: Als links bovenin de code 'O83978AA' staat, dan moet je alleen de 5-cijferige code invullen: 83978
Klik twee keer op de knop 'Volgende' en daarna op de knop 'Importeren'. De gebruikers worden nu ingelezen.
Alle gebruikeraccounts die aangemaakt zijn voor medewerkers van klanten, worden automatisch gekoppeld aan de gebruikersgroepen 'Alle gebruikers (tbv Pocket App)' als dit in de functie van de medewerker is aangegeven.
Deze instelling in de functie kan je controleren bij de werkgever. Ga naar startmenu HRM: Organisatie / Werkgever. Open de eigenschappen van de werkgever en ga naar tabblad 'Functie'. Open de eigenschappen van de functie en ga naar tabblad 'Gebruikersgroep'. Hier moet een regel met de waarde 'Medewerkers van klanten (tbv Pocket App)' in kolom 'Gebruikersgroep' staan:
Selecteer de gebruiker(s)/medewerker(s) die toegang moeten krijgen en kies onder de knop acties, de optie 'Verstuur uitnodiging'
De medewerkers krijgen een e-mail met een toelichting hoe zij de Pocket App kunnen installeren en instellen.