Genereren (arbeids)overeenkomsten en documenten

Met deze extra inrichting kan uw klant vanuit de stamkaart van de medewerker automatisch een (arbeids)overeenkomst of ander document genereren op basis van de gegevens van die medewerker. De opties die uw klant heeft worden bepaald door de cao die van toepassing is bij de medewerker en of de optie 'Taken'  bij de werkgever op tabblad 'Payroll Cloud' aan staat. Vervolgens wordt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd, een leerlingovereenkomst of een stageovereenkomst gegenereerd. Welke overeenkomst gegenereerd wordt is afhankelijk van het type dienstbetrekking en/of type contract bij de medewerker. Het document kan via InSite door de salarisadministrateur worden aangevuld. Daarna kan de klant en/of de medewerker het document digitaal ondertekenen en wordt het document opgeslagen in het dossier.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[Terug naar boven]

 

Stap 1: Aanmaken document

(Door uw klant met de rol 'Personeelsadministratie (incl./excl. verlof en verzuim)' via het werkgeversportaal van Payroll Cloud/OutSite)

Vanuit de stamkaart van de medewerker, kies de actie 'Genereren (arbeids)overeenkomst':

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pas, indien nodig, het onderwerp aan en kies de knop 'Aanmaken':
 

 

 

 

 

 

 

 

Selecteer onder 'Acties' het document dat u wilt genereren:

 

 

 

 

 

 

 

De acties waaruit gekozen kan worden, wordt bepaald door de cao die is ingesteld bij de medewerker (in de contractregel). Er zijn voor bepaalde cao's (zoals de cao 'Apotheken (medewerkers)') in de cao bepaalde teksten voor arbeidsovereenkomsten.

Het gekozen document wordt gegenereerd, waarna de salarisadministrateur het document controleerd en eventueel aanvult en/of aanpast. Daarna krijgt uw klant een bericht dat het gegenereerde document klaar staat.

 

[Terug naar boven]

 

Stap 2: Controleren en/of aanvullen

(Door de salarisadministrateur met de rol 'Loonadministratie klanten (Payroll Cloud)' via InSite)

Open de taak 'Arbeidsovereenkomst', type dossieritem 'Medewerkerdossier' in InSite en kies voor 'Bijlage bewerken'.
Let op: dit werkt alleen als de Profit Communication center geïnstalleerd is.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Het gegenereerde document wordt in Word geopend. In Word, kies voor de optie 'Bewerken inschakelen':

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Controleer het gegenereerde document. Vul de geel gearceerde velden handmatig aan. 
Als u klaar bent, kies dan voor de knop 'Opslaan' (rechts bovenaan in 'het lint'/menu van Word, met het AFAS Profit logo):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sluit Word en ga terug naar InSite. Handel de taak af door door de actie 'Gecontroleerd' te kiezen:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

De klant krijgt nu een taak in zijn/haar werkgeversportaal dat het document gegenereerd is.

 

[Terug naar boven]

 

Stap 3: Ondertekenen door werkgever

(Door uw klant met de rol 'Personeelsadministratie (incl./excl. verlof en verzuim)' via het werkgeversportaal van Payroll Cloud/OutSite)

Op de startpagina/home-pagina van het werkgeversportaal van Payroll Cloud/OutSite kan de klant het gegenereerde document openen:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In de bijlage vind uw klant de gegenereerde overeenkomst.

  • Met de acties 'Digitaal ondertekenen ...' kan uw klant het document ondertekenen. Als bij de medewerker (in de stamkaart) een mobiel telefoonnummer is opgegeven, dan kan de medewerker het document ook digitaal ondertekenen.
  • Met de knop 'Versturen per e-mail' wordt het document per e-mail naar de medewerker verstuurd.
  • Met de actie 'Alleen opslaan in het dossier' gebeurd er niets.

 

[Terug naar boven]

 

Stap 4: Ondertekenen door medewerker

(Door de medewerker van uw klant via de Pocket App)

Indien voor de acties 'Digitaal ondertekenen ...' is gekozen, dan krijgt de medewerker een 'taak' in de Pocket App om het gegenereerde en ondertekende document te beoordelen en/of te ondertekenen.

 

[Terug naar boven]