1. Inrichting op werkgeversniveau.
2. Inrichting op de organisatie (achter de werkgever, in CRM).
3. Aanmaken arbeidsvoorwaarden en organisatorische eenheden (nieuw).
4. Aanmaken contactperso(o)n(en).
5. Contactpersoon uitnodigen voor de klantportal.
(via Startmenu HRM: Organisatie / Werkgever).
Dit is afhankelijk van de situatie:
a) Werkgever bestaat nog niet in Profit
b) Bestaande werkgever in Profit
Maak een nieuwe werkgever aan via Startmenu HRM: Organisatie / Werkgever, knop 'Nieuw':
Kies in het vel 'Op basis van' voor de waarde T 'Template werkgever' en selecteer in het veld 'Template werkgever' de juiste template werkgever:
Doorloop en voltooi de wizard.
Let op: Als er geen template werkgevers zijn, dan moet er eerst (eenmalig) een template werkgever aangemaakt worden. Zie onderstaande handleiding:
https://www.westpayrollservice.nl/handleiding/aanmaken-van-een-template-werkgever
Nadat de werkgever is aangemaakt, open de eigenschappen van de werkgever en ga naar tabblad 'Cao', Voeg de juiste cao toe:
Selecteer de juiste cao uit de lijst.
Nadat de juiste cao is toegevoegd, kan je her scherm sluiten met de knop 'Annuleren'.
Ga, in de eigenschappen van de werkgever, naar tabblad 'Instantie'. Open de eigenschappen van de instantie 'Belastingdienst', ga vervolgens naar tabblad 'Inhoudingsplichtige' en maak een nieuwe regel aan met begindatum 01-01-20xx (als je begint met verlonen in Profit vanaf 20xx):
Maak ook een nieuwe regel aan op tabblad 'Loonheffingennummer':
Ga, in de eigenschappen van de werkegevr, naar tabblad 'bankrekening' en voeg de bankrekening van de werkgever/klant toe.
Kies de juiste bankrekening uit de lijst.
Let op: Als de bankrekening van de werkgever/klant niet in de lijst voorkomt, dan moet deze eerst aangemaakt worden. Zie onderstaand artikel in de online help van AFAS:
https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_GenSet_BnkAcc.htm#o3704
Ga verder met Stap 2: Inrichting op de organisatie (achter de werkgever, in CRM)
Open de eigenschappen van de werkgever (via Startmenu HRM: Organisatie / Werkgever).
Vink op dit tabblad aan dat het om een Payroll Cloud werkgever gaat.
Het veld Accordering loonaangifte gebruik je om aan te geven dat de loonaangifte via OutSite geaccordeerd kan worden.
Selecteer bij "Autorisatierol Pocket" de autorisatierol die aangemaakt is voor de medewerkers van je klanten. Hiermee bepaal je welke rechten de medewerkers in de pocket App hebben.
Functionaliteit Pocket: geef hier aan welke functionaliteiten de medewerkers in de Pocket App tot zijn/haar beschikking heeft.
De integratie is nodig bij het verwerken van declaraties en verlofboekingen die invloed hebben op het uit te betalen salaris (zoals onbetaald verlof en zorgverlof)
Er zijn aparte rapportensets voor Payroll Cloud. De rapportenset bepaald welke rapporten de klant in zijn klantdossier krijgt na het dichtzetten (concepten) of na het accorderen (definitief) van de salarisverwerking.
Selecteer deze rapportensets op het tabblad Rapportenset bij de werkgever
Selecteer bij "Salarisverantwoordelijke" de salarisadministrateur (gebruiker) die de salarisverwerking voor deze klant normaal gesproken verzorgt. In verschillende weergaven wordt dit veld getoond, zodat de salarisadministrateur makkelijk kan filteren op zijn/haar eigen klanten.
Het is mogelijk om de loonstroken uitgesteld te verstrekken. Dit geef je aan bij de werkgever op het tabblad Loonstrook/jaaropgave. Bij het veld Verstrekkingsmoment (Betaaldatum vullen in salarisverwerkingsplan!) kies je voor Automatisch uitgesteld in wachtrij volgens instelling.
In de eigenschappen van elke regel in het salarisverwerkingsplan aan hoeveel dagen na het verstrijken van de betaaldatum de loonstroken verstrekt moeten worden.
Maak een functie 'Medewerker' met code 'M' aan, en koppel de gebruikersgroep 'Medewerkers van klanten (tbv Pocket App)' aan deze functie.
Als er nog andere functies zijn, dan moet in elke functie ook de gebruikersgroep 'Medewerkers van klanten (tbv Pocket App)' gekoppeld worden. Hiermee wordt de autorisatie voor de Pocket App automatisch geregeld.
Open de eigenschappen van de organisatie achter de werkgever. Dit kan op twee manieren:
1. Ga via startmenu CRM: Organisatie/Persoon / Organisatie/Persoon, kies een weergave waarin de organisaties worden getoond en zoek de betreffende organisatie op.
...of...
2. Ga vanuit de eigenschappen van de werkgever naar de achterliggende organisatie via “Acties” (links onderin het eigenschappenscherm van de werkgever) naar 'Organisatie':
Tabblad OutSite autorisatie
In de workflows worden de onderste drie rollen gebruikt.
Het veld 'Rol 1: Personeelsadministratie' moet gekoppeld worden aan de autorisatierol '"Personeelsadministratie (excl. verlof en verzuim)' of 'Personeelsadministratie (incl. verlof en verzuim)'. De keuze bepaald of de medewerker van de klant met deze rol via de klantportal toegang heeft tot de registratie van verlof en verzuim. Medewerkers met deze rol krijgen alle taken in de portal en hebben toegang tot alles, behalve de gegenereerde betaalbestanden.
Het veld 'Rol 2: Financiële administratie' (of in oudere inrichtingen 'Verantwoordelijke betalingen') moet gekoppeld worden aan de autorisatierol 'Financiële administratie'. Medewerkers met deze rol krijgen in de klantportal taken als er betaalbestanden klaar staan voor de betaling van salarissen en de loonaangiften.
Het veld 'Rol 3: Leidinggevende' (of in oudere inrichtingen 'Manager') moet gekoppeld worden aan de autorisatierol 'Leidinggevende (excl. verlof en verzuim)' of 'Leidinggevende (incl. verlof en verzuim)'. De keuze bepaald of de medewerker van de klant met deze rol via de klantportal toegang heeft tot de registratie van verlof en verzuim. Medewerkers met deze rol krijgen alleen taken om verlof- en verzuimmeldingen en declaraties te accorderen en zij hebben alleen toegang tot het vastleggen van mutaties en variabele mutaties.
Het veld 'Rol 8: Meekijken' is bedoeld voor uw eigen medewerkers zodat zij met de klant kunnen 'meekijken', zonder dat zij taken en e-mails krijgen.
Elke klant krijgt een eigen 'Arbeidsvoorwaarde' waarvan de code en de naam/omschrijving gelijk is aan de code en de naam van de werkgever.
Bepaal eerst welke cao ('s) gebruikt word(en) bij de werkgever. Zie hiervoor Startmenu HRM: Organisatie / Werkgever / [Werkgever], tabblad 'CAO'.
Doorloop de volgende stappen in elke cao die bij de werkgever in gebruik zijn:
1. Ga naar Startmenu HRM: Organisatie / Cao, en open de eigenschappen van de betreffende cao. Ga naar tabblad 'Arbeidsvoorwaarde' (1).
2. Maak een kopie van één van de template arbeidsvoorwaarde waarbij in de omschrijving de tekst 'Template' staat, door deze arbeidsvoorwaarde te selecteren (2) en op de actieknoop '1. Kopiëren' (3) te drukken. Bij enkele cao's zijn er meerdere standaard arbeidsvoorwaarden. Kies de standaard arbeidsvoorwaarde met het juiste aantal uur als fulltime werkweek.
3. Geef bij 'Arbeidsvoorwaarde code' de code van de werkgever op, en geef bij 'Omschrijving' de naam van de werkgever op. Klik daarna op de knop 'Voltooien':
4. Open de eigenschappen van de nieuw aangemaakte arbeidsvoorwaarde, en ga naar tabblad 'Verlof'. Pas de instellingen van de verlofsoorten W20xx 'Wettelijke rechten 20xx', B20xx 'Bovenwettelijke rechten 20xx' en eventueel A 'ATV' aan, of verwijder deze verlofsoorten indien de klant geen gebruik maakt van dit verlofsoort:
5. Pas bij de verlofsoorten ATV en/of Wettelijk- & bovenwettelijk verlof het jaarrecht in uren aan:
De arbeidsvoorwaarde is nu klaar.
LET OP: Als je een arbeidsvoorwaarde hebt aangemaakt voor een bestaande werkgever, dan moet bij elke contractregel (1 & 2) van elke medewerker de waarde in het veld 'Arbeidsvoorwaarde' (3) veranderd worden naar de code van de nieuwe arbeidsvoorwaarde:
6. Ga naar Startmenu HRM: Organisatie / Organigram en open de eigenschappen van de actuele regel en klap de eerste twee niveau's (laag 0 en laag 1, waarbij laag 1 de omschrijving 'Extern' heeft) open:
7. Maak een organisatorische eenheid aan voor de werkgever (op laag 2). De organisatorische eenheid code begint met 'K' gevolgd door de code van de werkgever. De omschrijving is gelijk aan de naam van de werkgever. Kies bij 'Org. eenheid type' voor 2 'Laag 2: Werkgever'. Tot slot, zet een vinkje bij 'Bevat medewerkers':
8. Maak nog een organisatorische eenheid aan, dit keer voor de medewerkers van de werkgever (op laag 9). De organisatorische eenheid code is gelijk aan de code van de werkgever. De omschrijving begint met 'Medewerkers' gevolgd door de naam van de werkgever. Kies bij 'Org. eenheid type' voor 9 'Laag 9: Medewerkers'. Tot slot, zet een vinkje bij 'Bevat medewerkers':
9. 'Hang' de twee organisatorische eenheden in het organigram, door ze van het rechter deel naar het linker deel te slepen. Begin bij de organisatorische eenheid op laag 2 (werkgever) en sleep deze naar de bestaande organisatorische eenheid op laag 1 'Extern'. Sleep vervolgens de andere organisatorische eenheid (op laag 9, medewerkers) naar de organisatorische eenheid op laag 2 van de werkgever. Tot slot, klik op 'Opslaan':
De contactperso(o)n(en) bij de organisatie hebben toegang tot de klantportal. Afhankelijk van de 'Autorisatierollen' die de contactpersoon krijgt, heeft hij/zij toegang tot de gegevens van de medewerkers en tot de salarisverwerking.
In de eigenschappen van de organisatie (achter de werkgever in CRM), open tabblad 'Contacten':
Klik op de knop 'Nieuw' om een contactpersoon toe te voegen.
Kies de optie PRS 'Persoon bij organisatie', en klik op 'Volgende':
Als de betreffende persoon al is aangemaakt als medewerker in Profit, dan staat deze persoon al in CRM. Met de knop met de drie puntjes ('...') kan de bestaande persoon gekozen worden uit een lijst. Deze persoon gebruikt al het privé e-mail adres om in te loggen via de Pocket App om daar de eigen loonstroken te kunnen raadplegen en zal dan ook het privé e-mail adres moeten gebruiken om in te loggen op de klantportal.
Als de persoon nog niet in CRM staat, dan kan een nieuwe persoon aangemaakt worden. Het maakt dan niet uit of het zakelijk of privé e-mail adres gebruikt wordt.
Vul het veld 'E-mail werk', eventueel de velden 'Telefoon werk' en 'Mobiel werk' (let op: als je gebruik wilt maken van digitaal ondertekenen, dan moet er minstens één mobieltelefoonnummer gevuld zijn), en klik op 'Volgende':
Vink de optie 'Persoon toegang geven tot afgeschermde deel van de portal(s)' aan, vul het veld 'E-mail toegang' met het zakelijk e-mail adres en klik op 'Volgende'.
Zet vinkjes bij de rollen die deze contactpersoon in de klantportal van deze organisdatie moet hebben. De rollen vullen elkaar aan.
Klik op 'Voltooien'.
Met deze stap wordt er een e-mail naar de contactpersoon gestuurd waarmee de contactpersoon een wachtwoord kan instellen en daarna kan inloggen op de klantportal.
Open de eigenschappen van de persoon (achter de contactpersoon in CRM). Dit kan op twee manieren:
1. Ga via startmenu CRM: Organisatie/Persoon / Organisatie/Persoon, kies een weergave waarin de personen worden getoond en zoek de betreffende persoon op.
...of...
2. Ga vanuit de eigenschappen van de organisatie naar de contactpersonen. Open de eigenschappen van de betreffende contactpersoon en ga naar de achterliggende persoon via 'Acties' (links onderin het eigenschappenscherm van de werkgever) naar 'Persoon':
Klik op de actieknop 'Bericht portaltoegang'. Er wordt nu een mail gestuurd naar het zakelijk e-mailadres van deze persoon.